Pasos para confeccionar la Cartera de Proyectos TI
Pasos para confeccionar la Cartera de Proyectos TI
A la hora de confeccionar la Cartera de Proyectos TI se van a llevar a cabo las siguientes acciones:
1.- Establecer los criterios para evaluar los Proyectos TI. El Equipo de Gobierno elaborará un conjunto de criterios a tener en cuenta a la hora de evaluar las propuestas de proyectos TI. Dichos criterios deben reflejar cuales son las principales líneas estratégicas que quiere reforzar el Equipo de Gobierno a través de la puesta en marcha de los proyectos TI.Estos criterios se enumeran en el anexo a este documento.
2.- Apertura de un periodo de presentación de propuestas. El Rector mandará una carta a los principales responsables universitarios anunciándoles el iniciode un periodo para presentación de propuestas de Proyectos TI. En la carta también se informará sobrelos criterios establecidos para evaluar las propuestas recibidas.
3.- Presentación de propuestas de proyectos de TI. Los responsables universitarios dispondrán de un plazo deunmeses pararecabar el apoyo de un Vicerrector o del Gerente a modo de promotor del proyectoy elaborar sus propuestas. Se aconseja que durante este periodo el promotor contacte con la Vicerrector TIpara informarle sobre la intención de presentar el proyecto y para solicitarle la ayuda del Área TI, si fuera necesario, para completar aquellos aspectos de la solicitud más técnicos.A tales efectos, el Vicerrector TInombrará a un equipo de personas como encargados de dar apoyo técnico en el proceso de elaboración de las solicitudes.
4.- Establecer la disponibilidad de recursos humanos TI. Para poder diseñar y ejecutar los proyectos TI se requiere disponer del personal necesario (sobre todo del específico del área de TI). Por ello,el Serviciode Informática deberá estimar cuantas horas podrán dedicar los técnicos del SIa ejecutar los proyectos que integren la cartera durante el próximo año.
5.- Dotar a la Cartera de Proyectos TI de financiación. El Equipode Gobierno debe determinar cuál es el apoyo económico con el que va a financiar la cartera, y lo hará teniendo en cuenta los presupuestos de años anteriores, la situación económica actual, la promoción que quiera llevar a cabo de algunas iniciativas estratégicas, etc.
6.- Elaboración de una propuestade Cartera de Proyectos TI. Una vez recibidas todas las propuestas, elVicerrector TIrevisará su contenido, solicitará enmiendas o que se complete información si fuera necesario y después, en base a los criterios establecidos, elaborará una propuesta de Cartera de Proyectos TI que incluirá un listado priorizado de proyectos. Esta propuesta será enviada al Equipo de Gobierno.
7.- Aprobación de la Cartera de Proyectos TI. Una vez recibida la propuesta delVicerrector TIel Equipo de Gobierno, en sesión presencial, analizará con detalle la propuesta, determinará si el orden establecido es satisfactorio y, si así lo estima, modificará el orden propuesto. Finalmente, aprobará, a ser posible de manera consensuada, la Carterade Proyectos TI constituida por los proyectos que se van a ejecutar el próximo año y también establecerá cuales se quedan fuera de dicha cartera y por tanto no se ejecutarán de manera inminente.
8.- Publicación de la Cartera de Proyectos TI. Una vez aprobada la Cartera de Proyectos TI se enviará a cada promotor una carta anunciándole la aprobación de su proyecto e indicándole la cuantía concedida para llevarlo a cabo. La Cartera de Proyectos también será publicada en la página web de la universidad para conocimiento de toda la comunidad universitaria.
9.- Reclamaciones. Dado que los promotores de los proyectos deben estar presentes durante la reunión del Equipo de Gobierno donde se apruebe la cartera,no se contempla la posibilidad de llevar a cabo ningún tipo de reclamación una vez publicad
Agentes implicados
Agentes Implicados
En el proceso de confección de la Cartera de Proyectos TI intervienen distintos agentes:
Promotor. Es la persona que propone el proyecto y tiene el cometido de defender la necesidad o conveniencia de su ejecución ante el Equipo de Gobierno. Debe ser necesariamente un Vicerrector,el Gerente o algún otro miembro del Equipo de Gobierno, pues tiene que tener la máxima capacidad de decisión.
Director de proyecto. Es la persona asignada por el Promotor del proyecto para la dirección y ejecución posterior del mismo y tendrá la responsabilidad de conseguirlos objetivos propuestos. Se recomienda que el Director conozca perfectamente el ámbito en el que se va a implantar el proyecto TI, por ello debe ser un coordinador, o jefe de unidad o servicio, aunque no necesariamente con dependencia funcional del Promotor.
Apoyo técnico. En el Servicio de Informática se designarán una o varias personas que podrán asesorar(en los aspectos técnicos) al Promotor y al Director del proyecto en la elaboración de la propuesta.
Oficina de la Cartera de Proyectos. Se encargará de;
- Asesorar a los usuarios de la Cartera en las diferentes fases del proceso, especialmente a la hora de redactar en términos estratégicos una propuesta de Proyecto TI.
- Informar al Vicerrector sobre cuáles son las propuestas de Proyecto TI que están elaboradas adecuadamente y recogen la información suficiente como para ser consideradas como candidatas.
- Elaborar el informe de evaluación de las propuestas de Proyectos TI y elevarlos al Vic.de TI.
- Elaborar informes de seguimiento de la ejecución de los Proyectos TI y elevarlos al Vic. de TI.
Vicerrector de Transformación Digital. Se encargará de
- Promover la puesta en marcha y una explotación adecuada de la Cartera de Proyectos TI.
- Supervisar el funcionamiento de la Oficina de Cartera de Proyectos TI.
- Asesorar a los promotores y colaborar en la coordinación de Proyectos TI transversales que impliquen a varios vicerrectorados o servicios.
- Dar el visto bueno a la lista de Proyectos TI y a la propuesta de evaluación y elevarla al Equipo de Gobierno para que sea priorizada.
- Realizar el seguimiento de la ejecución de los proyectos de TI que conforman la cartera e informar al Equipo de Gobierno sobre el éxito de los mismos.
Equipo de Gobierno. En un principio, será el encargado de establecer la financiación asignada a la Cartera de Proyectos para el próximo año, así como de los criterios que se van a seguir para establecer la prioridad de los proyectos. Una vez recibidas las propuestas, analizará las solicitudes, determinará su prioridad en base a los criterios establecidos, confeccionará a cartera de proyectos final, que servirá para elaborar el presupuesto TI del siguiente año y la pondrá en conocimiento del resto de la comunidad universitaria